… ou comment gagner du temps ?

 

Que nous soyons salarié.e, porteur.e.s de projet ou chef.fe d’entreprise, nous courons tou.te.s après le temps ! C’est encore plus vrai pour les solo entrepreneur.e.s ! A la tête de leur activité, ils/elles sont souvent au four et au moulin. Pas toujours facile d’être efficace ! La seule solution : rester concentré.e et avancer !

Comme pour les régimes, les recettes miracles sont nombreuses !  Gardons en tête que l’objectif est de changer notre mode de fonctionnement  et de réussir à mettre en place de nouvelles  habitudes . 40 jours sont nécessaires pour intégrer ces habitudes dans notre quotidien… alors… tenez-bon !

PREMIERE ETAPE : AVOIR TOUJOURS EN TETE LE POURQUOI

 

Garde toujours en tête le pourquoi tu fais ce que tu fais : c’est ton fil rouge, la raison pour laquelle tu fais cette activité plutôt qu’une autre, la raison pour laquelle tu n’es pas de l’autre côté de la terre à cultiver des bonsaïs (du moins pour l’instant ;-)) C’est donc aussi la raison pour laquelle tu veux être efficace et réussir ce que tu entreprends. C’est important de commencer ta journée avec cette réponse en tête.

 

DEUXIEME ETAPE : SE FIXER 3 OBJECTIFS MAXI PAR JOUR

 

La « to do list » a ses limites : un mélange de tâches urgentes, importantes, sans vraiment d’importance voire qui ne servent à rien, sur un post-it… On se sent débordée, parfois importante car on est tellement débordée (sic…) Et si on se concentrait plutôt sur ce qui est efficace ? La loi de Pareto fonctionne ici aussi : 20% de vos actions vont amener 80% de vos résultats… L’important est donc de se concentrer sur ces 20%.

 

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Pour être sûre de travailler sur l’IMPORTANT, pose-toi les questions proposées par Jason Fried et David Heinemeier Hansson dans REWORK :

Pourquoi fais-tu ceci ?

Quel problème es-tu en train de résoudre ?

Est-ce que c’est réellement utile ?

Apportes-tu de la valeur ?

Est-ce qu’il y a une façon plus simple d’y arriver ?

Quoi d’autres pourrais-tu faire à la place ?

Est-ce que ça vaut réellement l’effort ?

Si tu ne te sens pas convaincante, ni convaincue, passe à autre chose : cette action ne vaut pas le coup (ou coût ;-)), tu as sûrement autre chose à faire.

Si tu n’as rien d’autre à faire ou si tu n’en as pas envie : Pose-toi, ne cherche pas à remplir ton emploi du temps pour avoir bonne conscience. Change d’air et reviens plus efficace ensuite. Le présentiel, c’est fini pour la chanceuse que tu es ! 😉 Ne culpabilise-pas, c’est souvent lors de pauses que l’on trouve l’inspiration ou les réponses à des problèmes complexes.

 

TROISIEME ETAPE : SE FIXER DES DATES LIMITES ET DEFINIR LE TEMPS IMPARTI

 

Sans deadline, on peut passer son temps à remettre à plus tard ce que l’on doit faire aujourd’hui. Idem quand on a l’impression d’avoir tout le temps pour réaliser une tâche : soit on y passe des heures (inutiles), soit on procrastine en attendant d’être dans le rush. Alors, une tâche = un temps limité, utilise un timer si nécessaire. Au départ, tu devras peut-être le relancer plusieurs fois mais tu finiras par avoir une vision de plus en plus précise du temps à y consacrer, tiens-bon !

 

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QUATRIEME ETAPE : CONCENTRER LES TACHES IDENTIQUES PAR BLOC DE TEMPS

 

Regroupe les tâches administratives entre elles, les coups de fil à passer… Cela te permettra de rester « focus. » Si tu as une activité de fabrication, fais au mieux pour regrouper tes commandes, tu feras des économies et tu gagneras du temps en produisant en plus grosse quantité. Ne sous-estime pas le temps de latence entre 2 tâches différentes.

 

CINQUIEME ETAPE : ALLER A LA CHASSE AUX POLLUEURS

 

C’est sûrement l’une des étapes les plus difficiles car elle caractérise notre époque : nous sommes sans cesse en interaction. Réseaux sociaux, internet, téléphone… nous pouvons passer la journée en ayant l’impression de travailler : visibilité, informations, prises de contact… Ces interactions sont bien sûr indispensables mais doivent être canalisées sans quoi nous pouvons butiner toute la journée.

Pour la cure de désintox, c’est par là ! Je suis en cours, je peux te dire que ce n’est pas facile mais ça marche. La journée est bizarrement beaucoup plus longue 😉

Ce qui marche :

  • Consulter ses mails et les réseaux sociaux 2 fois par jour (je sais, ça commence fort !) L’idéal est d’ouvrir ses mails à 11:45 et 16:30. Idem, pour les réseaux sociaux.
  • Enlever les pop-up d’infos “urgentes”.
  • Se désabonner aux newsletters qu’on ne lira jamais.
  • Epurer régulièrement sa messagerie.
  • Mettre son téléphone sur messagerie et rappeler ses correspondants en fin de matinée ou en fin de journée. Dans le cas où on veut faire causette, pas de problème mais mieux vaut le programmer et le timer.
  • Apprendre à dire Non : ne pas être disponible à tout instant pour tout le monde. Poser ses limites à ses clients; en les aidant à anticiper des commandes, par exemple 😉
  • Arrêter de penser et continuer à avancer 😉 Je sais, pas facile celle-là 😉

 

En fin de journée, fais un point sur ce que tu as réalisé ou non et reporte ce qui n’a pas été fait. Si tu peux, délègue les tâches pour lesquelles tu n’apportes pas de véritable valeur ajoutée : tu gagneras un temps fou.

Prends soin de toi, fais des pauses, l’objectif est de trouver ton équilibre et non d’être ton propre bourreau.

 

C’est en trouvant un nouvel équilibre que tu pourras pérenniser ces habitudes. N’oublie pas que tu es la ressource la plus importante de ton entreprise. Fais du sport, ressource-toi…

Garde en tête que tu sauras toujours gérer l’urgence. Bizarrement, dans ces cas-là, tu trouveras toujours des solutions. L’idée est donc que tu supprimes toutes suite les tâches inutiles pour rester focus sur le reste. Tu pourras ainsi consacrer ce temps disponible à ce qui te tient vraiment à coeur ! Objectif intéressant, non ?
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